A substituição da ECD ocorrerá nos casos que contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil.

Alguns ajustes que levam à circunstância de substituição da ECD, no alcance do CTG 2001 – Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Digital para Fins de Atendimento ao Sped, são decorrentes de:

a) ajustes no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos (por exemplo: erros no cadastro do plano de contas);

b) problemas na interface das informações (por exemplo: multiplicações indevidas por troca de vírgula para ponto) do sistema contábil para o PVA da Escrituração Contábil Digital (ECD); e

c) abertura de subcontas exigidas pela Lei nº 12.973/2014, desde que não altere o saldo total da conta.

Esses ajustes não são exaustivos e os profissionais devem avaliar, individualmente, as circunstâncias que demandam a substituição da ECD, desde que observados os procedimentos definidos pelo CFC, anteriormente mencionados.

Dessa forma, todos os demais casos de retificação de erros de períodos anteriores, que demandarem alteração de saldos das demonstrações contábeis devem ser efetuados contabilmente por meio de lançamento extemporâneo, isto é, nos livros contábeis, o lançamento de correção é registrado no ano corrente, como ajustes de exercícios anteriores, em contrapartida ao Patrimônio Líquido, em consonância com o § 1º do art. 186 da Lei nº 6.404/1976 (Lei das Sociedades Anônimas). Para fins de divulgação das demonstrações contábeis, a reapresentação comparativa ocorre no primeiro conjunto de demonstrações contábeis após a identificação do erro, nos termos da NBC TG 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro.

Assim, não é possível a substituição de ECD relativa ao ano-calendário 2021 ou ano anterior. A substituição da ECD referente ao ano-calendário 2022 ainda é possível, considerando que a data-limite de substituição prevista é até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição (Registro J801: Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD e Registro J930: Identificação dos Signatários da Escrituração e do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD), que passará a integra a ECD.

O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e pelo auditor independente, no caso de demonstrações contábeis auditadas por este.

O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição, desde que essa manifestação se restrinja às modificações nele relatadas.

São nulas as alterações efetuadas em desacordo com descrito neste tópico ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

Fonte: Editorial Cenofisco