Serão submetidos à autenticação da Junta Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração que a empresa julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios.
Assim, o balanço patrimonial poderá ser arquivado nas Juntas Comerciais, sendo esse arquivamento critério exclusivo da empresa, devendo a análise se ater às formalidades legais e extrínsecas do documento.
Ressaltamos que a autenticação da Escrituração Contábil Digital (ECD), por meio do SPED, dispensa qualquer outra autenticação.
Portanto, a obrigação de manter e autenticar os livros contábeis na Junta Comercial será, exclusivamente, da empresa assim como o arquivado do balanço patrimonial.
A Junta Comercial não verifica a veracidade dos lançamentos contábeis e nem realiza análise acerca da forma e/ou composição da escrituração.
Caso a empresa opte pelo arquivamento do balanço patrimonial, deverá observar que:
a) não é obrigatório que constem todas as demonstrações contábeis, devendo ser arquivado o documento apresentado pelo usuário;
b) não é de responsabilidade da Junta Comercial pelos fatos e atos nele escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas nele contidas.
A Junta Comercial é responsável tão somente pela análise das formalidades legais e extrínsecas, se restringindo à verificação das informações cadastrais, dentre elas a indicação do nome empresarial e do número do CNPJ.
O balanço patrimonial arquivado poderá ser objeto de rerratificação apenas quanto aos vícios sanáveis decorrentes de erros materiais e/ou procedimentais que possam ser retificados ou convalidados, desde que não firam a essência do documento, não acarretem lesão ao interesse público, prejuízo a terceiros ou insegurança quanto às informações prestadas pelas Juntas Comerciais.
Esclarecemos que vícios sanáveis são erros materiais: aqueles decorrentes de equívocos em informações cadastrais lançadas no documento, dentre elas a indicação do nome empresarial e/ou do número do CNPJ, cujas correções não promovam alteração em lançamentos contábeis; e/ou erros procedimentais: são aqueles decorrentes de equívocos no envio do documento, ou seja, em alguma regra procedimental, como por exemplo a falta de alguma página do balanço patrimonial.
Qualquer solicitação de rerratificação que caracterize alteração de lançamentos contábeis ou promova alterações que não sejam meramente corretivas, serão indeferidas.
Destacamos que, no caso de erro na escrituração, será efetuada a retificação do lançamento que consiste no processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil, podendo ser feito por meio de:
a) estorno: que consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente;
b) transferência: é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada; e
c) complementação: é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.
Em qualquer das formas de retificação de lançamento, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.
Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.
O requerimento de arquivamento de rerratificação deverá ocorrer mediante o arquivamento de outro documento de mesma natureza daquele a ser rerratificado, devendo ser anexada petição contendo descrição do erro material e/ou procedimental identificado.
Base legal: art. 78-A do Decreto nº 1.800/1996; Instruções Normativas DREI nºs 81/2020 e 82/2021 e itens 31 a 36 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil.
Fonte: Editorial Cenofisco