A ECD substitui a escrituração em papel pela escrituração na versão digital do Livro Diário e seus auxiliares, se houver; do Livro Razão e seus auxiliares, se houver; e do Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
A ECD poderá ser entregue de forma centralizada ou descentralizada; e se optar por sistema de escrituração descentralizado, deve ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma das unidades da empresa que integram um único sistema contábil; observando que na escrituração descentralizada o mesmo grau de detalhamento dos registros contábeis da matriz; e as contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis da empresa.
A legislação comercial determina que as demonstrações financeiras serão assinadas pelos administradores e pelos profissionais da contabilidade legalmente habilitados, assim também ocorre na ECD, que será assinada digitalmente por um profissional da contabilidade e por um responsável; alertamos aos profissionais da contabilidade que estão com pendências em seus registros junto ao CRC de sua jurisdição, serão impedidos de transmitir a ECD; e para evitar o recebimento do aviso de inaptidão, deverão regularizar sua situação junto ao CRC de sua jurisdição.
Destacamos que o mapeamento do plano de contas para o plano de contas referencial na ECD é facultativo, entretanto, se indicar uma das opções do plano de contas no registro de abertura, o preenchimento do registro do plano de contas referencial será obrigatório e na hipótese de a empresa alterar o plano de contas no meio do período, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano de contas corresponda a um período.
Nesse caso, no arquivo do segundo período, deverá ser preenchido o registro de transferência de saldos de plano de contas anterior, com o relacionamento do(s) saldo(s) da(s) conta(s) do plano de contas novo com a(s) conta(s) do plano de contas antigo; quando não forem realizados lançamentos contábeis transferindo o saldo da conta analítica antiga para a conta analítica nova nos registros lançamento contábil e partidas do lançamento e ficar atento no momento de recuperação da ECD anterior. Na hipótese de a conta antiga terminar o último período da ECD anterior com saldo zero, ela deve constar no registro de transferência de saldos de plano de contas anterior com saldo zero, relacionada a uma conta nova para que a ECF possa recuperar os saldos do plano de contas anterior corretamente.
Outros módulos do SPED (ECF, EFD-Contribuições e EFD ICMS IPI) utilizam o código da conta contábil; essa informação poderá ser cruzada entre a ECD e esses módulos ou vice-versa, tais como: contas de receitas, despesas, custos, estoques, fornecedores, contas de resultado, etc.; apesar de terem estruturas diferentes, os módulos conversam entre si, pois, ao gerar o arquivo da ECD, deve-se analisar as informações contábeis como históricos, plano de contas, centro de custo e contas de resultado detalhadamente.
As penalidades aplicadas a ECD não tratam somente da entrega após o seu prazo, mas também por apresentá-la com incorreções ou omissões, pois a empresa ficará sujeita às multas previstas no art. 12 da Lei nº 8.218/1991, sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis, aplicáveis inclusive aos responsáveis legais.
Para maiores esclarecimentos, acesse o Especial ECD, que destaca procedimentos, legislações e perguntas e respostas para empresas que estão obrigadas a entregar Escrituração Contábil Digital (ECD).
Fonte: Editorial Cenofisco